60 Seconds Management Series (六十秒管理系列) —  公司電郵攻略

在我日常會面的客人之中,大部份都是上班一族。而有很多在工作的客人都問我,是否能夠寫一些辦工室政治,職場攻略的文章,可以幫助大家在日常工作運之中增加運勢,讓老闆喜歡你,讓同事擁戴你,讓客人愛死你!

說到辦工室政治,實在有大多東西和大家分享,因為在商場之中,事實就是一個不公平的世界,你懂遊戲規則,跟著規則而行,就可以在不公平的職場生涯之中取得優勢。
龍師傅有求必應,讓我先寫數篇這類型的文章。如果大家看得過引,我以後會再寫多一些。
辦工室之道,其實是由多方面結合而成的,辦工室政治,個人表達能力,思維,態度,取向,想法等等,決一不可。
個人表達能力方面,我今天想和大家談一談電郵之道。
電郵,現時在香港,又或者全世界的職場生涯之中,有著不可或決的地位;不過很多人都未懂好好發揮,以致形響工作能力。
有部份人很怕出電郵,覺得電郵是 black and white,自已需要負責任;我持的想法剛剛相反,電郵是溝通最好的一個工具,因為它不用即時回應,不像說話那樣,說出去就收不回來;而且電郵更能確保我們記住所有事情,又或者提醒對方某樣事情。
一些好的辦工室電郵,你看到簡直可以讚嘆,這也從個人思維,文筆以及技巧方面去欣賞它。
而出工作上的電郵,一定有其技巧,我今天就將這些技巧和大家分享。
一定要練好英文
英文,在香港這個全世界競爭力最強的地方,是必需的;你英文好,你就可以在大部份的工作之中取得優勢。
當然,如果你的工作和英文無關,例如地道飲食店,簡單 operations,信差,就不在此限;作家及藝員也不在此限,玄學家也當然不在此限(儘管我自已有著不錯的英語能力);但如果你是在一般辦工室工作,而公司又需要英文的話,你就有必要學好英文。
現時電郵,多用英文,如果英文不好,電郵自然出得不漂亮,這是最簡單的道理;如你想工作運好,我強烈建議,你一定要花多點時間在英文根基上,這點是很重要的。
多年之前當我還是一個打工仔時,看過英文水平不佳的同事,出電郵錯漏百出;後來他當了經理,給我發現了一個秘密:原來他在升職以後,因為日常工作常常要出電郵給其它同事,但又怕同事取笑他英文文法差,於是他每封電郵都 forward 給太太看,給太太改過之後才發給其它同事,我覺得好核突。
因為你會看到兩個極端:一些是屎得無可再屎的電郵,一些是完全完美的電郵。給人看到,只會知道是其它人寫的,核突得可以。
電郵內容一定要清清楚楚
電郵內容,很多人都是想到甚麼就寫甚麼,其實是不可以的。電郵有其規則,而且一定有其動機,你一定要將內容按步就班寫出來,而不是沒有條理地寫出來。
我出電郵(即使到現時都是)都會想著對方完全不知道,而將所有資料寫出來。例如敍述事件時,會將時間,日期寫出來,事情始末。
Magic words 不妨多用
其實英文說難不難,說易不易;但有些 magic words 你用了,就會令到整封電郵來得通順,而且 magic words 可以將句子串連得好看。
例如電郵一開頭,你可以用 「Please be advised that」,「With reference to our conversation / meeting」,中間句子串連可以用 「Furthermore」,「Moreover」,「In addition」,結尾可以用 「Thanks for your comments in advance」,要約會別人時可以用「Thanks for your time in advance」,解釋事件可以用「I hope the above could clarify your concerns」,這些都是一定不會錯的句子。
用 Point Form
人最容易理解 point form,整篇電郵變得好讀。如有人要求你解釋事件時,你一定要用 point form,這樣別人更能清楚明白。
你可以用:
「Thanks for your query and below is the summary:
1. xxxxxx
2. xxxxxx
3. xxxxxx」
這樣,別人更加容易理解。
別人單獨給你的 email 切忌突然 forward 給其它人
有些人喜歡將別人送來的電郵突然 forward 給其它同事,可能是需要其它同事幫手。我不能說你有錯,但在原先給電郵給你的同事看在眼裏,多少不是味兒;即如我,有網友電郵給我,我突然在網誌上公開,網友知道也會不是味兒。
你應該將電郵消化,然後自已再寫一次給另外的同事,這樣做會比較處理得好。
切忌 jump level 傳電郵給你老闆以上的人
你有問題要問你老闆的老闆,你是否可以傳送電郵給他?答案當然是否定的;即使你們關係多好,你也不能越權,這是天條,也是死症。
很多人就是犯了這個毛病,以為自已和老闆的老闆熟絡,就可以直接電郵來往;如你有此行動,你的老闆會視你為眼中釘。
最好的方法是,如你有此需要,有事情知會你老闆的老闆,你可以 To 他而cc 你老闆。
這已經去到辦工室政治,這個遊戲真的是有其規則的。
別人給你的 blind cc 電郵你不要突然在大家面前出現
有時有些東西,是你想給你老闆知道,但又不想他出現在mailing list 之中,這個時候你就會有 blind cc。你做這個的目的為了甚麼?就是為了不想別人知道你通知了你老闆,一定是有動機呀!如果這個時候你老闆突然出現了,又加多一兩句,而且是責怪對方,你會有何感覺?
所以,換轉是你,也一定不可以將同事 blind cc 給你的電郵公開或突然出現。
你的 mailbox 應分為 to 及 cc 兩個 folder
很多人花時間在無謂電郵之中,就是因為所有電郵都由他接收。但我想說,其實 cc 給你的電郵,很多都未必是需要即時回看的;所以你有必要,將郵箱分為 「給你」以及「cc 你」,你平日工作可以只看「給你」的那個folder ,cc 你的,你有時間再看好了。
最好就是將 cc 給你的電郵,利用 outlook 的 autofilter 自動滑進 cc 的檔案夾之中。
將電郵分性質 file 起
很多人都沒有這個習慣,其實這是必需的,因為時日一久,電郵就會多,而且你很難找到你想要的電郵。你可以用不同的公司名字,不同的同事名字去儲起,包你有條不紊。
利用 Outlook auto filter 將要保存但又不用看的電郵 file 起在不同的文件夾之中

這個很重要,因為我們可能每個人都接收到很多 report ,而這些 report 都是很廢的,放在你面前你只會火滾,因為他們阻著你的工作。
你可以利用 Outlook filter,將這些電郵自動倒在特定的 folder 之中,方便你工作。
多用鼓勵的說話
在電郵之中,不妨多用鼓勵說話,雖然大部份是廢話,但絕對好用;而且給你的老闆,同事或下屬看到,電郵也會變得好讀。
所以,不妨多加「Thank you」「Thanks for your help」「It's great to hear that」「Highly appreciated」等字眼,讓別人覺得你是一個「很溫和」,「容易相處」,「看起來很好」的人。
其實要分享的,還有很多很多,我有機會再和大家分享。

(你是否在命運之中感到難以適應?其實未必是命不好,只是你不知道自己的整體人生藍圖和命運軌跡而已。我常說,如果連甚麼顏色,數字,方位旺自己也不知道,那人生又怎會有運?清楚了解自己一生,一定好過盲目亂撞。與其一生猜猜度度自己的命運,倒不如清楚了解自己的命運軌跡,及知道自己現時是否跟命運軌跡有所偏差。龍師傅設有論命及堪察陽宅風水服務,紫微斗數一生論命為港幣一千八百元,陽宅風水以建築面積計每呎九元,最低收費三千八百元,歡迎致電 82040102 預約或電郵info@masters.com.hk 查詢。)

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