60 秒管理系列 – 時間管理(Time Management)

很多朋友都想我寫一篇關於時間管理的文章,我很樂意;因為時間管理,確實是和我們每個人息息相關的事情。讓我們重溫一次我說過的說話:

「我們不能控制時間,但我們可以管理時間。」(龍震天)

其道理淺顯易明。時間是最殘忍的東西,無論你珍惜它,不珍惜它,它都一樣會按照既定的軌跡溜走;我們可以做的,是管理它,好好利用它,好好計劃它。

這對現代每一個都市人來說,都是太重要了。現代科技雖然發達,現代科技雖然幫助我們省回不少時間,但我們顯然不夠時間用。

為甚麼呢?因為現時的資訊太多了。你想想,數十年前,沒有手提電話,也沒有那麼多網上報紙,不能上網,走到街上,你幾乎和這個社會隔絕。

現在呢?網上報紙,電腦,不停有電郵,whatsapp,facebook,很多很多資訊都免費提供給你,即使你願意花時間去逐一閱讀或了解都好,你也沒有時間看完。

所以,你會看到很多無事忙的人:不停在吃飯或行街,坐車時都看報紙,看 facebook,和朋友 whasapp。

你也會看到很多有事忙的人,即使離開公司,也是不停開著 blackberry 看電郵。回到家裏還帶著 laptop 工作。

現時的確有很多東西。也因此,我們有必要好好管理時間,讓時間在我們身上很有價值地花。

讓我來說「時間管理」,實在是最有資格不過了。而我也不止一次被客人及網友問過,我是如何去管理時間的。

因為我每天都有工作,也要回覆電郵,whatsapp,facebook,還有寫稿,寫書,見客人,攪講座,做節目,還要寫 blog,再加上私人吃飯時間,睡覺,旅行。

也因此,很想寫些關於「時間管理」的東西,和大家分享,幫到大家。

要說時間管理,有很多東西可以說,我今天想分享其中三個重點。

1. Getting Things Done

這是我多年之前就看過的書本,書名正正叫做 Getting Things Done,簡稱 GTD,作者是 David Allen,如果你行開書局,我强烈建議你找這本書看一看。

書中有很多理論是和時間管理有關的,我今天分享其中一個重點,就是將東西 set priority.

你可以將東西分成五類,由最緊急的東西開始,一直至最不緊急的事情;也要將東西分成有時限的東西,以及沒有時限的東西。

然後再將東西分成「很容易很快就做得到」,以及「需要花很多時間才做得到」。

在我而言,「很容易很快就做得到」的事情,是很簡單的事情,例如交費,交租,洗杯,掉垃圾等等,這些都是我每天回到公司第一時間會做的事情。

緊接下來,是些「需要時間去做但有時限的東西」,例如寫稿,例如我幫東方日報,太陽報寫生肖,三週刊寫風水「匙來運到」,其它網站或雜誌寫稿等等,這些需要時間,但有 deadline,而且絕不能過期,所以我會緊接著去做。

再接下來,是些「重要而預早已經安排」的事情。例如見客人,這個當然重要,因為這是我的工作,我平日只要安排好就可以了。

然後是「不太重要,沒有時限但需要做的事情」,例如執拾東西,這些我可以安排每個月一次小執,三個月一次大執。

也有「重要但沒有時限的事情」,例如看書,學習新東西,這些也要定期去做,例如隔天看書,一個星期看一次書等等,也是重要。

噢,等等,是否有些事情「不太重要但好像要做」呢?

當然有,你的娛樂,你的休息時間就是這些,上網,看戲,看電視全部都列入此類。

想告訴大家,這些東西是有必要做的,因為你不做,長時間做同一工作,你的 productivity 會減少;而且人不休T息是不行的,所以你一定要定期找些東西自我 relax 一下。

2. To Do List

現代社會,我建議每個人都要有一個 to do list,而大部份情況下,我會建議用手機軟件。

因為很多東西,你不記下來,過一會兒就忘記了;最怕是去到 dealine 前才記得,那個時候才開始用功,可能會讓你進退失據,在時間上沒有預算。

現時有很多手機軟件是很方便的,我在多年之前用 Palm 的時候,已經用它們的 to do list 來記事,簡單又方便。

直至現在,我主要用兩個手機軟件來記事:Awesome Note 及 Clear.

Awesome Note 的好處是,它除了可以記下文字之外,還可以記相片,例如看到有東西想買,馬上拍個照,然後記下來,抄寫的時間也省回。

另外它也可以和 Evernote 同步,這是最好的地方,而 Evernote 也可以另行做 backup,所以也確保資料不會遺失。

至於 Clear,雖然它的功能沒有 Awesome Note 那麼强大,但它勝在簡單,就好像 Palm 的 To Do List 一樣,而且如果你付費買 Mac 版本,它還可以和你的 Mac 同步。

就這樣,我在手機之中,在電腦之中,也可以隨時看回我需要做的東西。

「如果你能夠作出有效的資料整理,你會省回很多時間。」(龍震天)

開始時,如果用軟件整理資料,你可能要花點時間,例如作分類,需要時間輸入等;但你整理好了,過後你可以省回很多時間,要做的東西馬上可以找得到,這點點的時間,很值得花。

3. 在相關的環境,做相關的事情

另外一個很有效的節省時間方法,就是去到相關的地方,就做相關的事情。

例如我去銅鑼灣,那我自然會想到,我是否有東西需要到銅鑼灣做,例如去開益書店,樂文書店,誠品書店(這三間書店在香港都位處銅鑼灣),我是否可以一併到 California 做運動,那一蘭拉麵正正在 California 對面,我可以順道吃拉麵;我的客人的 facial 店,正正在一蘭拉麵旁邊,我的足浴按摩師傅,也是在銅鑼灣。

那我可以花一個下午,就做完以上事情,不用來來回回,省回很多時間。

又或者,我過去有數次到觀塘 Unwire,我又順道到我在觀塘的客人 facial 店做 facial,也順道到 APM 逛逛,這也是節省時間的做法。

好好運用以上三個技巧,幫助你在人生之中省點時間。

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(你是否在感情路上,事業路上遇到問題?其實未必是你的命格不好,只是你不知道自己的整體人生藍圖和命運軌跡而已。如果連自己最旺的顏色,數字,方位都不知道,那怎樣會有運氣?在我看來,只要找對自己的方向,沒有一個人是不幸運的人。清楚了解自己強項弱項,對著目標而行,一定好過盲目亂撞。與其一生猜度自己的命運,倒不如清楚了解自己的命運軌跡,及知道自己現時是否跟命運軌跡有所偏差。

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