在我日常會面的客人之中，大部份都是上班一族。而有很多在工作的客人都問我，是否能夠寫一些辦工室政治，職場攻略的文章，可以幫助大家在日常工作運之中增加運勢，讓老闆喜歡你，讓同事擁戴你，讓客人愛死你！
說到辦工室政治，實在有大多東西和大家分享，因為在商場之中，事實就是一個不公平的世界，你懂遊戲規則，跟著規則而行，就可以在不公平的職場生涯之中取得優勢。
龍師傅有求必應，讓我先寫數篇這類型的文章。如果大家看得過引，我以後會再寫多一些。
辦工室之道，其實是由多方面結合而成的，辦工室政治，個人表達能力，思維，態度，取向，想法等等，決一不可。
個人表達能力方面，我今天想和大家談一談電郵之道。
電郵，現時在香港，又或者全世界的職場生涯之中，有著不可或決的地位；不過很多人都未懂好好發揮，以致形響工作能力。
有部份人很怕出電郵，覺得電郵是 black and white，自已需要負責任；我持的想法剛剛相反，電郵是溝通最好的一個工具，因為它不用即時回應，不像說話那樣，說出去就收不回來；而且電郵更能確保我們記住所有事情，又或者提醒對方某樣事情。
一些好的辦工室電郵，你看到簡直可以讚嘆，這也從個人思維，文筆以及技巧方面去欣賞它。
而出工作上的電郵，一定有其技巧，我今天就將這些技巧和大家分享。
一定要練好英文
英文，在香港這個全世界競爭力最強的地方，是必需的；你英文好，你就可以在大部份的工作之中取得優勢。
當然，如果你的工作和英文無關，例如地道飲食店，簡單 operations，信差，就不在此限；作家及藝員也不在此限，玄學家也當然不在此限（儘管我自已有著不錯的英語能力）；但如果你是在一般辦工室工作，而公司又需要英文的話，你就有必要學好英文。
現時電郵，多用英文，如果英文不好，電郵自然出得不漂亮，這是最簡單的道理；如你想工作運好，我強烈建議，你一定要花多點時間在英文根基上，這點是很重要的。
多年之前當我還是一個打工仔時，看過英文水平不佳的同事，出電郵錯漏百出；後來他當了經理，給我發現了一個秘密：原來他在升職以後，因為日常工作常常要出電郵給其它同事，但又怕同事取笑他英文文法差，於是他每封電郵都 forward 給太太看，給太太改過之後才發給其它同事，我覺得好核突。
因為你會看到兩個極端：一些是屎得無可再屎的電郵，一些是完全完美的電郵。給人看到，只會知道是其它人寫的，核突得可以。
電郵內容一定要清清楚楚
電郵內容，很多人都是想到甚麼就寫甚麼，其實是不可以的。電郵有其規則，而且一定有其動機，你一定要將內容按步就班寫出來，而不是沒有條理地寫出來。
我出電郵（即使到現時都是）都會想著對方完全不知道，而將所有資料寫出來。例如敍述事件時，會將時間，日期寫出來，事情始末。
Magic words 不妨多用
其實英文說難不難，說易不易；但有些 magic words 你用了，就會令到整封電郵來得通順，而且 magic words 可以將句子串連得好看。
例如電郵一開頭，你可以用 「Please be advised that」，「With reference to our conversation / meeting」，中間句子串連可以用 「Furthermore」，「Moreover」，「In addition」，結尾可以用 「Thanks for your comments in advance」，要約會別人時可以用「Thanks for your time in advance」，解釋事件可以用「I hope the above could clarify your concerns」，這些都是一定不會錯的句子。
用 Point Form
人最容易理解 point form，整篇電郵變得好讀。如有人要求你解釋事件時，你一定要用 point form，這樣別人更能清楚明白。
你可以用：
「Thanks for your query and below is the summary:
1. xxxxxx
2. xxxxxx
3. xxxxxx」
這樣，別人更加容易理解。
別人單獨給你的 email 切忌突然 forward 給其它人
有些人喜歡將別人送來的電郵突然 forward 給其它同事，可能是需要其它同事幫手。我不能說你有錯，但在原先給電郵給你的同事看在眼裏，多少不是味兒；即如我，有網友電郵給我，我突然在網誌上公開，網友知道也會不是味兒。
你應該將電郵消化，然後自已再寫一次給另外的同事，這樣做會比較處理得好。
切忌 jump level 傳電郵給你老闆以上的人
你有問題要問你老闆的老闆，你是否可以傳送電郵給他？答案當然是否定的；即使你們關係多好，你也不能越權，這是天條，也是死症。
很多人就是犯了這個毛病，以為自已和老闆的老闆熟絡，就可以直接電郵來往；如你有此行動，你的老闆會視你為眼中釘。
最好的方法是，如你有此需要，有事情知會你老闆的老闆，你可以 To 他而cc 你老闆。
這已經去到辦工室政治，這個遊戲真的是有其規則的。
別人給你的 blind cc 電郵你不要突然在大家面前出現
有時有些東西，是你想給你老闆知道，但又不想他出現在mailing list 之中，這個時候你就會有 blind cc。你做這個的目的為了甚麼？就是為了不想別人知道你通知了你老闆，一定是有動機呀！如果這個時候你老闆突然出現了，又加多一兩句，而且是責怪對方，你會有何感覺？
所以，換轉是你，也一定不可以將同事 blind cc 給你的電郵公開或突然出現。
你的 mailbox 應分為 to 及 cc 兩個 folder
很多人花時間在無謂電郵之中，就是因為所有電郵都由他接收。但我想說，其實 cc 給你的電郵，很多都未必是需要即時回看的；所以你有必要，將郵箱分為 「給你」以及「cc 你」，你平日工作可以只看「給你」的那個folder ，cc 你的，你有時間再看好了。
最好就是將 cc 給你的電郵，利用 outlook 的 autofilter 自動滑進 cc 的檔案夾之中。
將電郵分性質 file 起
很多人都沒有這個習慣，其實這是必需的，因為時日一久，電郵就會多，而且你很難找到你想要的電郵。你可以用不同的公司名字，不同的同事名字去儲起，包你有條不紊。
利用 Outlook auto filter 將要保存但又不用看的電郵 file 起在不同的文件夾之中
這個很重要，因為我們可能每個人都接收到很多 report ，而這些 report 都是很廢的，放在你面前你只會火滾，因為他們阻著你的工作。
你可以利用 Outlook filter，將這些電郵自動倒在特定的 folder 之中，方便你工作。
多用鼓勵的說話
在電郵之中，不妨多用鼓勵說話，雖然大部份是廢話，但絕對好用；而且給你的老闆，同事或下屬看到，電郵也會變得好讀。
所以，不妨多加「Thank you」「Thanks for your help」「It's great to hear that」「Highly appreciated」等字眼，讓別人覺得你是一個「很溫和」，「容易相處」，「看起來很好」的人。
其實要分享的，還有很多很多，我有機會再和大家分享。
（你是否在命運之中感到難以適應？其實未必是命不好，只是你不知道自己的整體人生藍圖和命運軌跡而已。我常說，如果連甚麼顏色，數字，方位旺自己也不知道，那人生又怎會有運？清楚了解自己一生，一定好過盲目亂撞。與其一生猜猜度度自己的命運，倒不如清楚了解自己的命運軌跡，及知道自己現時是否跟命運軌跡有所偏差。龍師傅設有論命及堪察陽宅風水服務，紫微斗數一生論命為港幣一千八百元，陽宅風水以建築面積計每呎九元，最低收費三千八百元，歡迎致電 82040102 預約或電郵info@masters.com.hk 查詢。）
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